【MOI 实践 Vol.3】那些躺在网盘里乱七八糟的文档, 终于能派上用场了

你的公司里，有多少“存在但找不到”的文档？ 产品手册、操作指南、规章制度、项目复盘、会议纪要……每一份都是有人花时间整理的。但现实往往是：写完存档，然后再也没人翻过。 不是没人需要，而是找起来太麻烦。格式杂、位置散，有时候找一份文档的时间，比重新问一遍同事还长。 我们内部也有同样的问题。于是我们最近基于 MOI 做了一个小工具，效果还不错，分享一下。

“上个智能问答机器人”能解决吗？

基于这种情况，很多公司的第一反应是：接个 AI 机器人，让大家有问题直接问。 想法是好的，但真用起来往往会遇到几个问题：

• **答案不敢用。**机器人给了个回答，但谁知道是不是瞎编的？尤其涉及报销标准、审批流程这类敏感问题，不敢直接照做，还得自己去翻文档核实——等于白问。
• **格式挑食。**企业里的知识不只是文字，还有 PPT 里的流程图、Excel 里的数据表、扫描件、截图、会议录音。大部分机器人只能处理规整的文本，这些“非标”内容它读不懂。
• **信息过期。**政策更新了，机器人还在用旧版本回答。员工按照“官方答案”操作，结果被打回，反而制造了更多麻烦。 这些问题的根源在于：数据没有被真正处理好。机器人只是套了个壳，底下的数据还是一团乱麻。

我们换了个思路

基于 MOI 的数据底座能力，我们把散落在各处的资料——不管是 PDF、Word、PPT，还是系统里的结构化数据——统一接入、清洗、加工，变成 AI 真正能理解和检索的知识库。 然后在企业微信里做了一个入口，叫“矩阵工作助手”，让大家可以直接用自然语言提问。

用起来有什么不同？

答案可追溯

问“出差补贴标准是多少”，不只给答案，还会告诉你这个答案来自《差旅费用管理规定 v2.1》第三章。点进去就能看原文，心里有底。

格式通吃

想找某个项目的复盘资料，不用管它是在 PPT 里、Word 里还是某个表格里。只要进了知识库，都能被检索到。

数据同步

源头文档更新了，知识库自动同步。不会出现“机器人还在用去年的制度回答问题”的情况。 除了问答，我们还把一些高频入口整合了进去：新人必读、常用系统链接、公司公告。一个入口，少切换几个系统。

一点感受

用下来最大的变化是：大家开始敢用这个工具了。 以前的智能问答，问完还要自己核实；现在的回答有来源、可验证，遇到问题第一反应变成了“先问问助手”。那些沉睡的文档，终于开始被真正用起来。 而最耗时的“找资料”和“答问题”，现在可以省下来做更有价值的事。

写在最后

每家企业都有自己的“数据孤岛”：那些格式各异、散落各处的文档资料，承载着组织的知识和经验，却因为没有被好好处理而闲置。 问题不在于要不要上 AI，而在于 AI 的数据底座够不够扎实。底座没打好，再强的模型也只是“一本正经地胡说八道”。 如果这些沉睡的数据能被激活，变成可信赖的、随时可对话的知识库，团队会释放出多少时间？ 你的团队有多少时间花在“找资料”上？欢迎联系聊聊。